【ホームページの文章の書き方】問い合せフォームには、「いつまでに返信できるか」を明記しよう

お仕事用のホームページやブログを運営している方は、問合せフォームやメールアドレスなど直接コンタクトが取れる手段を掲載していると思います。

そんな方にぜひチェックしてほしいのが、「いつまでに返信できるか」を記載しているかどうか。

といのも、先日顧客として問合せをしたとき、なかなか返信がなくてヤキモキしたからです。
久しぶりにダンスを習おうとあるスタジオに問合せフォームから連絡をしたのですが、2日間返信ナシ。その間、ずっと落ち着きませんでした。

「ちゃんと送信されなかったのかな?」
「もしかして、メールを見落とされた?」
「電話するほどの緊急事態でもないしなあ。レッスン中だと迷惑だし」

結局3日目にリマインドメールを出し、その日のうちに返信をいただけました。
もし問合せフォームに「1営業日以内に返信します」と書かれていれば2営業日目に再度連絡しましたし、「1週間以内に返信します」であれば、気長に待っていました。
私は「仕事メールは即レスが基本!」と考えているので、このスタジオの印象いまいち。
でも先方は、「5営業日以内に返信すればいい」という考えかもしれません。
「いつまでに返信できるか」をクリアにしておくことで、お互いの認識のズレからビジネスチャンスを逃すことを避けられるのではないでしょうか。

私は人からのアドバイスに従って、「翌営業日までに返信します」と問合せフォームに記載しているのですが、その重要性を改めて実感しました。
「翌営業日まで」と宣言した以上は必ずやろうという自分へのプレッシャーにもなりますし。

回答に時間がかる場合でも、検討中であると1本連絡を入れるのがマナーです。私はカスタマーサービス業に6年以上従事していたので、「音沙汰がない」がどれだけお客様を不安にさせるかをよーくわかっています。
密に連絡をして、「あなたのことを大切にしています」という気持ちを行動で示すのが大切です。

たかが問合せフォーム。
されど問合せフォーム。
ぜひ一度、見直してみてください!