要注意!ビジネスメールで絶対やってはいけないたった1つのこと

お客さんの悪口を書くこと!

本日、制作会社(A社とします)の依頼でとある企業に取材に行きました。
求人広告の制作なので、企業がA社にお金を払っています。

取材の準備をしていると、受付の方から「A社さんから添付されてきたファイルに、こんなことが書いてあったのですが」1枚の紙を差し出されました。
そこにはなんと……。

ビジネスチャンスを失いかねない不適切な内容

「社長がオラオラ系」
「窓口になっている○○さんは、仕事がいい加減」

ひぃ!

これって、編集部が私宛に送ってきたファイルじゃん!

「ちょっとクセのあるお客さんだから、気をつけてね」という意味で事前に情報を共有してくれたと思うのですが、それをお客さんに誤送信しちゃダメでしょ!
受付の方は大人の対応で、「社長が見たら大変なことになるので、気をつけてください」と冷静に話してくださり、ほっとしました。

このトラブルを、同行のフォトグラファーが即、編集部に報告。
すぐに謝罪の連絡をしたそうです。

先ほど打ち合わせのために編集部に電話をしたのですが、社内で大問題に発展している様子。
でしょうね……。

お客さんに知られたくない情報は、極力文字に残さない

確かにライターとしては、事前に取材先のネガティブな情報もあったほうが助かります。
それに合わせて対応し、トラブルを回避できることもありますから。

でも、文字に残すのは極力避けるべきだとこの件を通じて実感しました。
特に今回は、添付ファイルなのがマズかった!

A社は、取材の趣旨などを記載した企画書を事前に企業に送っています。
そしてライターには、企画書に取材の注意点などを追記し、送ってくれます。
おそらくファイル名が企業向けとライター向けで分けられておらず、誤送信につながったのではないでしょうか。

ときには、悪口と捉えられる情報も共有が必要です。
でもそうした情報は、宛先を充分確認してからメールにベタ打ちするか、電話で伝えるのが安全!
文字に残すリスクを痛感させられました。

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